Viestinnän rytmi, tempo ja syklit

Kiiruhda hitaasti

Tietoa tulee hurjasti koko ajan kaikkialla. Maailma on täynnä erilaisia informaatiolähteitä, joita yritämme jäsennellä tarkoituksenmukaisesti.

Jäsentelyä häiritsee se, että olemme sidoksissa viestintäkulttuuriin ja opittuihin käytänteisiin. Niistä on vaikeaa irroittaa ja sitäpaitsi viestinnän luonteesta johtuen ei se olisi suuressa määrin järkevääkään.

Viestinnän on oltava odotuksenmukaista, jotta muut ymmärtävät mitä sanomme.

Mutta eräs tärkeä asia on pohtia käyttämäämme tietoa luokitellen sitä suhteessa aikaan.

Jokin tieto on kiinteästi sidottu hyvinkin lyhyeen hetkeen; 'Varo!'. Toinen taas voi olla täysin irrallaan ajasta; 'Kieli toimii niin kauan kuin on käyttäjiä.'. Miten pitkään lähettämääsi tietoa tarvitaan?

Työelämässä suuri osa tiedosta on sidoksissa lähitunteista lähikuukausiin, osa jopa muutamaan lähivuoteen. Erittelyn ja käytön kannalta olisi ehkä hyvä, että se tulisi eri kanavien kautta ja myös mahdollinen varastointi olisi otettu lähetettäessä huomioon.

Nopeaan tahtiin muuttuva tieto edellyttää myös viestinnän nopeaa tempoa. Hyvä esimerkki ovat osakurssit pörssissä. Tieto juoksee työpäivän ajan jatkuvasti muuttuvana vuona.

Viisivuotissuunnitelmat tehdään hyvin eri pohjalta.

Mitä tämä edellyttää tiedon tuottajalta, viestintävälineeltä ja tiedon määrältä? Molemmille esimerkeille on tyypillistä kuitenkin toistuvuus tietyllä rytmillä.

Hyvin eri tavoin taas kommunikoidaan vaikka tieto yrityksen valtauksesta tai konkurssista. Se usein tapahtuu vain kerran. Siihen ehkä ei edes ole olemassa valmista viestintämallia eikä sellaisen valmistelu yritystä perustettaessa vaikuttaisi kovin toiveikkaalta.

Projektiviestintä etenee vaiheittain itse toteutuksen mukana, mutta yrityksen kannalta useiden projektien viestintä noudattaa tiettyä sykliä, samoin kuin jotkin vuoden eri vaiheisiin liittyvät viestintätapahtumatkin. Sellainen voi olla vaikka osavuosikatsaus.

Mitä selkeämpia toisistaan eroavia viestintämalleja ja työkaluja näiden eri asioiden viestintään käytetään, sitä helpompaa on vastaanottajan kannalta hahmottaa millaisesta tiedosta kulloinkin on kysymys ja onko siihen ehkä reagoitava jollain tavalla.

Osa tiedosta siis toistuu, jokin useammin ja jokin harvemmin. Mielemme kuitenkin pyrkii ohittamaan asiat, jotka toistuvat samankaltaisina.

Osaltaanhan sillä ei ole merkitystä, koska se johtuu juuri siitä, että asia on jo hallinnassa. Pahimman ongelman aiheuttaa tieto, jonka muutokset ovat pieniä ja joka toistuu tiheästi. Tai tärkeä tieto, joka on jatkuvasti näkyvillä.

Potentiaalisten viestintätyökalujen määrä on valtava. Mutta nykyteknologia tuo koko ajan myös uusia mahdollisuuksia tehokkaampaan viestintään. Ja tässä kannattaa hetkeksi pysähtyä sanaan tehokkaampaan. Vaikka jonkin uuden käyttöönottaminen onkin ponnistusten takana, on hyvä ainakin ylimalkaisesti arvioida, olisiko saavutettava hyöty niin suuri, että se kannattaisi.

Kaikkea ei missään tapauksessa kannata kokeilla, ja kuten vanha sanonta kuuluu 'jos se ei ole rikki, älä korjaa sitä'. Monet IT-ratkaisut ovat hankalia ottaa käyttöön, kalliita ja vanhenevat muutamassa vuodessa. Kun kaikki kulut huomioidaan, ei käyttö varmasti ole kannattavaa, vaikka ratkaisu olisi itsessään kuinka tehokas tahansa.

On opittava nopeasti arvioimaan ratkaisun perusteita: käyttöönoton hinta, nopeus, helppous; ratkaisun pysyvyys ja mahdollinen kehittäminen, toiminta yhdessä muiden jo käytössä olevien ratkaisujen kanssa. Ja ennenkaikkea sopiiko ratkaisu osaksi yrityksen viestintäjärjestelmää ja kokonaisuutta, joka olisi hyvä kuvata resurssi- ja tarvekaaviona ilman mainintaa mistään välineistä.

Siinä muutamia ajatuksia viestinnän viidakkoon. Hätiköidä ei kannata tai eksyy pian ja kuluttaa voimansa loppuun. Hiljaa hyvä tulee ja ajatellen aivan kaunis, se ei ole muuttunut.