Cocktailkutsu-viestintää

Minimalistisesti viidakossa

Sosiaalinen media välineineen on viidakko, jossa ei kannata viljellä, koska uudet nousevat ratkaisut tukahduttavat pian juuri käyttöönotetut ja resurssit ikäänkuin valuvat hukkaan. Miksi nähdä vaivaa niin lyhytaikaisen hyödyn takia? Toisaalta miksi yleensäkään viestiä lainkaan?

Kysymyksenasettelu voikin olla vähän pielessä. Viestintätarve on todellinen ja markkinoijilla sekä palvelujen tarjoajilla on sanottavaa potentiaalisille asiakkailleen. Mutta se väline...

Tietynlainen minimalistisuus on paikoin kohdallaan viidakossa.

Jos haluaa vain kulkea läpi, ei kannata jäädä raivaamaan. Viestinnässä syntyy mielenkiintoinen assosiaatio: huolimatonta. Uusi jatkuvasti muuttuva tilanne kuitenkin pakottaa määrittelemään huolellisuuden suhteessa pienempään aikaresurssiin kuin aikaisemmin. Kaikki on tosiaan suhteellista.

Viestintä joka puolella kuhisevassa sosiaalisen median ja viimeisimpään teknologiaan perustuvien viestintävälineiden pyörteilyssä on vähän kuin kulkisi cocktail-kutsuilla vieraiden joukossa. Toisten kanssa tulee jäätyä juttelemaan pidemmäksi aikaa ja toiset taas ohittaa reagoimatta.

Voisi ehkä ajatella, että mitä enemmän ympäristö reagoi meihin, sitä todennäköisemmin kannattaa jäädä aloilleen hetkeksi. Huomio lienee taattu. Ja kokenut kutsujen kuningas osaa jo ennalta tähytä pesäkkeitä, joissa on sopivan näköisiä ihmisiä.

Viestinnässä tämä tarkoittaa sitä, että markkinoinnille on määritelty kohderyhmänsä. On luotu brändit ja sovitettu ne kohderyhmälle sopivaksi. Kohderyhmä pyritään tavoittamaan sille tyypillisellä välineellä.

No... Mutta... Eikös tämä ole ihan vanhanaikaista, näinhän on aina tehty? Niin, mutta eihän ihminen ole miksikään muuttunut.

Sosiaalinen media on vain yksi välinevalikoima entisten joukossa. Samat säännöt pätevät sielläkin. Ehkä uutena taitona on opittava kehittämään sitä pelisilmäänsä sopivien pesäkkeiden varalle. Entistä tietoisemmin tähyttävä uusia tilaisuuksia uusissa ympäristöissä ja sulavasti liu'uttava tilanteesta toiseen. Mitä enemmän saa jossain huomiota, sen pidemmän aikaa voi siinä viihtyä.

Vaarat voi usein tunnistaa

Nyt on paha tilanne

Sosiaalisen median vaaroja usein liioitellaan. Se johtunee siitä, että niistä yleensä puhuvat ne, jotka niistä vähiten tietävät.

Ei niin, ettei vaaroja olisi: tietoa voidaan varastaa, monistaa, muuntaa tai tuhota. Usein se kuitenkin vaatii henkilökohtaisten tunnusten käyttöä. Siksi tärkeää onkin osata pysähtyä aina, kun joku pyytää sinua kertomaan jotain luottamuksellisia tietoja. Useimmiten niitä eivät pyydä ne, joilla niihin olisi oikeus, vaan joku joka haluaa käyttää niitä omiin tarkoituksiinsa.

Väärät pyynnöt ovat kuitenkin tunnistettavissa. Ulkoasu antaa vihjeitä lähettäjästä, samoin käytetty sanasto ja osoite, josta pyyntö on tullut. Kuten edellä mainitsin myös tietojen pyytäminen on hyvä tunnusmerkki, toinen yhtä hyvä on pelottelu tai kiirehtiminen.

Nämä kaikki ovat nähtävissä tässä alla Hotmailiin tulleesta spämmistä.

Viestinnän rytmi, tempo ja syklit

Kiiruhda hitaasti

Tietoa tulee hurjasti koko ajan kaikkialla. Maailma on täynnä erilaisia informaatiolähteitä, joita yritämme jäsennellä tarkoituksenmukaisesti.

Jäsentelyä häiritsee se, että olemme sidoksissa viestintäkulttuuriin ja opittuihin käytänteisiin. Niistä on vaikeaa irroittaa ja sitäpaitsi viestinnän luonteesta johtuen ei se olisi suuressa määrin järkevääkään.

Viestinnän on oltava odotuksenmukaista, jotta muut ymmärtävät mitä sanomme.

Mutta eräs tärkeä asia on pohtia käyttämäämme tietoa luokitellen sitä suhteessa aikaan.

Jokin tieto on kiinteästi sidottu hyvinkin lyhyeen hetkeen; 'Varo!'. Toinen taas voi olla täysin irrallaan ajasta; 'Kieli toimii niin kauan kuin on käyttäjiä.'. Miten pitkään lähettämääsi tietoa tarvitaan?

Työelämässä suuri osa tiedosta on sidoksissa lähitunteista lähikuukausiin, osa jopa muutamaan lähivuoteen. Erittelyn ja käytön kannalta olisi ehkä hyvä, että se tulisi eri kanavien kautta ja myös mahdollinen varastointi olisi otettu lähetettäessä huomioon.

Nopeaan tahtiin muuttuva tieto edellyttää myös viestinnän nopeaa tempoa. Hyvä esimerkki ovat osakurssit pörssissä. Tieto juoksee työpäivän ajan jatkuvasti muuttuvana vuona.

Viisivuotissuunnitelmat tehdään hyvin eri pohjalta.

Mitä tämä edellyttää tiedon tuottajalta, viestintävälineeltä ja tiedon määrältä? Molemmille esimerkeille on tyypillistä kuitenkin toistuvuus tietyllä rytmillä.

Hyvin eri tavoin taas kommunikoidaan vaikka tieto yrityksen valtauksesta tai konkurssista. Se usein tapahtuu vain kerran. Siihen ehkä ei edes ole olemassa valmista viestintämallia eikä sellaisen valmistelu yritystä perustettaessa vaikuttaisi kovin toiveikkaalta.

Projektiviestintä etenee vaiheittain itse toteutuksen mukana, mutta yrityksen kannalta useiden projektien viestintä noudattaa tiettyä sykliä, samoin kuin jotkin vuoden eri vaiheisiin liittyvät viestintätapahtumatkin. Sellainen voi olla vaikka osavuosikatsaus.

Mitä selkeämpia toisistaan eroavia viestintämalleja ja työkaluja näiden eri asioiden viestintään käytetään, sitä helpompaa on vastaanottajan kannalta hahmottaa millaisesta tiedosta kulloinkin on kysymys ja onko siihen ehkä reagoitava jollain tavalla.

Osa tiedosta siis toistuu, jokin useammin ja jokin harvemmin. Mielemme kuitenkin pyrkii ohittamaan asiat, jotka toistuvat samankaltaisina.

Osaltaanhan sillä ei ole merkitystä, koska se johtuu juuri siitä, että asia on jo hallinnassa. Pahimman ongelman aiheuttaa tieto, jonka muutokset ovat pieniä ja joka toistuu tiheästi. Tai tärkeä tieto, joka on jatkuvasti näkyvillä.

Potentiaalisten viestintätyökalujen määrä on valtava. Mutta nykyteknologia tuo koko ajan myös uusia mahdollisuuksia tehokkaampaan viestintään. Ja tässä kannattaa hetkeksi pysähtyä sanaan tehokkaampaan. Vaikka jonkin uuden käyttöönottaminen onkin ponnistusten takana, on hyvä ainakin ylimalkaisesti arvioida, olisiko saavutettava hyöty niin suuri, että se kannattaisi.

Kaikkea ei missään tapauksessa kannata kokeilla, ja kuten vanha sanonta kuuluu 'jos se ei ole rikki, älä korjaa sitä'. Monet IT-ratkaisut ovat hankalia ottaa käyttöön, kalliita ja vanhenevat muutamassa vuodessa. Kun kaikki kulut huomioidaan, ei käyttö varmasti ole kannattavaa, vaikka ratkaisu olisi itsessään kuinka tehokas tahansa.

On opittava nopeasti arvioimaan ratkaisun perusteita: käyttöönoton hinta, nopeus, helppous; ratkaisun pysyvyys ja mahdollinen kehittäminen, toiminta yhdessä muiden jo käytössä olevien ratkaisujen kanssa. Ja ennenkaikkea sopiiko ratkaisu osaksi yrityksen viestintäjärjestelmää ja kokonaisuutta, joka olisi hyvä kuvata resurssi- ja tarvekaaviona ilman mainintaa mistään välineistä.

Siinä muutamia ajatuksia viestinnän viidakkoon. Hätiköidä ei kannata tai eksyy pian ja kuluttaa voimansa loppuun. Hiljaa hyvä tulee ja ajatellen aivan kaunis, se ei ole muuttunut.

Osake hankkeen eteneminen -kaavio

Osake-hanke jalkautui yrityksiin

(kaavio on jäänyt historiaan)

Tästä asiasta tarkemmin Rasekon viestintäkoulutuksissa Timalissa. Koulutustarpeesi voit arvioida työkalullamme Suunvuoro.com -sivulla olitpa esimies tai työntekijä. Seuraa keskustelua yritysviestinnän uusista tuulista blogissamme suunvuoro.blogspot.fi.

---

1. Normaalitilanne yrityksessä.
2. Hankkeen kouluttaja haastattelee yrityksessä ja tutustuu käytettihin työkaluihin ja ratkaisuihin, yhdessä kontaktihenkilöidensä kanssa hän valitsee sopivia työkaluja pilottia varten ja pohtii koulutustarpeita. 100 tuntia
3. Yritys tekee päätöksen pilottivaiheen valinnoista edellisen pohjalta
4. Yrityksessä pilotoidaan uusia työkaluja sekä viestintäratkaisuja rajatusti ja hankkeen kouluttaja osallistuu kouluttamalla valittuja asioita. 100 tuntia
5. Yritys ja hankkeen kouluttaja arvioivat pilottivaiheen tuloksia ja kouluttaja raportoi yritykselle ja hankkeelle niistä omalta kannaltaan. Hanke päättyy. 50 tuntia
6. Yritys tekee päätöksen mahdollisista kehittämispäätöksistä, koulutustarpeista ja hankinnoista.
7. Yritys ostaa oppilaitoksilta ja muualta kehittämistä tukevaa koulutusta sekä työkaluja.